Peran komputer dalam kehidupan sehari hari
elektronik dalan dunia perkantoran sering disebut dengan
kantor elektronik, karena aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain
dilakukan secara elektronik. Kantor elektronik akanmenghilangkan kertas dari
tempatkerja, meningkatkan komunikasi elektronik dan mengisolasi pekerja dari
lingkup social.
Dalam dunia perkantoran, kita akan menjumpai hal-hal berikut
:
-
Menjawab telepon dan menyampaikan pesan.
-
Mengetik bahan tulisan dan terdikte.
-
Mengarsipkan dan mengambil kembali document.
-
Mengkopi dan menyusun laporan.
-
Membuka serta menutup amplop lalu mengirim
surat.
-
Menulis dan menyampaikan memo.
-
Dll. Seperti : rapat, pesta atau memilih hadiah
tertentu.
Disamping samping kegiatan tersebut, para pemimpin bisanya
terlibat dengan kegiatan seperti:
-
Melakukan analisis dan penelitian.
-
Memantau perkembangan pasar.
-
Membuat rancangan document.
-
Memanfaatkan sumber daya manusia.
-
Berhubungan dengan para pengelola tingkat
menengah maupun tinggi.
di Amerika serikat pengolahan kata (word processing)
digunakan untuk memasukan kata, mengelola dan menyunting melauli computer
pribadi atau terminal yang tersedia.
Surat elektronik adalah surat atau pesan secara elektronis
dalam bentuk tulisan maupun gambar. Beberapa cara penyimpanan, antara lain:
1.
Melalui jalur komunikasi umum.
2.
Dengan facsimile.
3.
Computer pribadi terhubung dengan jaringan.
4.
Sistem pengola kata yang saling terhubung dengan
computer lain.
Konferensi jarak jauh adalah penggunaan jalur
komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan suara dan gambar para pengelola yang
melakukan konferensi.
Pengambilan kembali informasi(informasi Retrieval), dalah
penggunaan computer untuk mengamil kembali data yang tersimpah
Kegiatan manajemen adalah
sebuah
tata cara kejra pengguna computer untuk mengatkan para pengelola tentang
jadwal-jadwal penting.
Beberapa jenis aplikasi yang dikembangkan, sebagai berikut:
-
Papan tulis elektronik dan pemancar pesan.
-
Kalender elektronik untuk penjadwalan.
-
Latiahan dengan bantuan computer, untuk
meningkatkan pengetahun karyawan.
Bagi badan usaha di negara maju tata cara tersebut sudah
diterapkan sejak beberapa waktu yang lalu. Para karyawan cenderung untuk lebih
banyak bekerja dengan informasi, untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka.
Beberapa kelemahan yang menimbulkan masalah para
perusahaan-perusahaan:
1.
Kekurangcermatan penanganan informasi para
pekerja, yang bekerja secara produktif kurang dari setengah masa kerja mereka.
2.
Pekerja membuang 25% dari waktunya untuk
mengerjakan pekerjaan yang kurang produktif.
3.
Sekitar 60% Para pengelola terlalu sering mengadakan
rapat atau pertemuan.
4.
Waktu untuk menganalisis document terlalu
sedikit sekitar 8%.
5.
Banyak pekerja yang menyadari ketidakproduktifan
mereka dan mereka berkeinginan untuk membuangnya.
Hal-hal yang harus di kembangkan dalam otomasi perkantoran :
-
Sistem surat elektronik.
-
Aspek komunikasi dari sistem pengolahan kata.
-
Alat komunikasi yang mudah dipindahkan
(portable).
-
Sistem pengambilan informasi dan penampiannya.
-
Teknologi video disk untuk memperkenalkan
produk.
-
Penjadwalan dan penanganan pesan.
Subscribe to:
Post Comments
(
Atom
)
No comments :
Post a Comment